Como verificar um ficheiro SAF-T antes de o entregar ao contabilista

O que é o ficheiro SAF-T e porque vale a pena abri-lo

O SAF-T PT é um ficheiro em formato XML que o software de faturação certificado gera com o registo dos documentos emitidos num período: faturas, notas de crédito, os seus valores, as taxas de IVA aplicadas e os clientes envolvidos.

Consoante a situação, esse ficheiro é submetido nos serviços da Autoridade Tributária ou pedido pelo contabilista. Quem está obrigado a entregá-lo, e com que periodicidade, é matéria a confirmar com o seu contabilista ou nos serviços da AT.

Na prática, quase ninguém olha para o conteúdo do ficheiro. Gera-se, envia-se, e o assunto fica encerrado. O problema é que o SAF-T é também o retrato mais completo daquilo que o seu negócio faturou naquele período, e se houver alguma incoerência é ali que ela aparece.

Abrir o ficheiro num editor de texto não ajuda: são milhares de linhas de marcação XML. E o Excel, ao tentar abri-lo, mostra a estrutura em bruto em vez dos valores.

Corrigir um erro depois de o ficheiro ter sido entregue dá muito mais trabalho do que detetá-lo antes.

O que confirmar antes de o entregar

Há um conjunto de verificações que apanham a maioria dos problemas reais. Não exigem conhecimentos técnicos, exigem apenas conseguir ver os números:

1. Saltos na numeração. Dentro de cada série, os documentos devem seguir uma sequência sem falhas. Um número em falta pode indicar um documento que não entrou no ficheiro.
2. Números repetidos. O mesmo número de documento a aparecer duas vezes é sempre sinal de problema.
3. Totais declarados contra a soma real. O ficheiro declara totais no cabeçalho de cada documento. Se não coincidirem com a soma das linhas, há uma discrepância a explicar.
4. IVA por taxa. Confirmar que a base tributável e o imposto de cada taxa fazem sentido, e que o total do IVA corresponde ao que era esperado.
5. NIFs de clientes. Números inválidos, ou o mesmo NIF associado a fichas de cliente diferentes, geram confusão na contabilidade.
6. Linhas isentas sem motivo. Uma linha sem IVA precisa da justificação legal de isenção correspondente. A ausência desse motivo é um dos erros mais frequentes.
7. ATCUD. Nos documentos abrangidos pelas regras em vigor, o código deve estar presente e no formato correto.

A ferramenta que criámos

Para não ter de fazer nada disto à mão, publicámos um analisador de ficheiros SAF-T PT no nosso site. Carrega o ficheiro, e em segundos tem tudo traduzido em tabelas e gráficos legíveis.

Do lado do retrato do negócio, mostra o total faturado, o ticket médio, o IVA por taxa, as séries utilizadas, os meios de pagamento, os produtos mais vendidos e a evolução das vendas por dia.

Do lado das verificações, corre os pontos da lista acima e apresenta o resultado por ordem de gravidade, com uma explicação em linguagem simples do que cada aviso significa. O IVA é recalculado linha a linha a partir das taxas aplicadas, o que aproxima o resultado daquilo que o seu software produziu.

As vantagens em relação a outras opções são simples de enumerar:

• Grátis, e sem registo nem pedido de email
• Nada para instalar nem descarregar
• O ficheiro não é enviado para nenhum servidor
• Exporta a análise para Excel (CSV) e para PDF, pronta a guardar ou a enviar ao contabilista
• Funciona com ficheiros de qualquer programa certificado, porque o formato é normalizado pela AT

O que a ferramenta não faz

Vale a pena ser claro nos limites, porque é isso que permite usá-la com confiança:

• Não substitui a validação oficial. A verificação contra o esquema XSD oficial e a submissão são feitas nos serviços do Portal das Finanças. A nossa análise serve para detetar e corrigir problemas antes desse passo.
• Não corrige o ficheiro. As correções fazem-se no software de faturação que o gerou, e depois exporta-se o SAF-T de novo.
• Não é aconselhamento fiscal. A interpretação de cada situação concreta é do seu contabilista.
• Ficheiros muito grandes podem levar alguns segundos, precisamente porque o processamento é feito no seu computador e não num servidor nosso.

Porque o ficheiro não sai do seu computador

Um SAF-T contém nomes e números de identificação fiscal dos seus clientes, além do detalhe de tudo o que vendeu. É informação sensível, tanto do ponto de vista comercial como da proteção de dados.

A maioria das ferramentas semelhantes pede que carregue o ficheiro para um servidor. A partir desse momento, deixa de controlar onde ele fica guardado, durante quanto tempo, e quem tem acesso a ele.

Decidimos construir a nossa de outra forma: a análise corre inteiramente no seu browser. O ficheiro é lido no seu computador e os resultados são desenhados no seu computador. Não há transferência, não há cópia, não há nada para nós guardarmos.

Isto é fácil de verificar: desligue a ligação à internet depois de a página abrir e experimente. A análise continua a funcionar exatamente da mesma maneira.

Como usar, passo a passo

1. Gere o SAF-T no seu programa de faturação, para o período que pretende analisar. O caminho varia entre programas, normalmente numa área de exportações, comunicações ou SAF-T.
2. Abra o analisador em aluguer-pos.com/analisador-saft.
3. Arraste o ficheiro .xml para a área indicada, ou clique para o escolher no computador.
4. Percorra a análise e, no fim, use os botões de exportação para guardar em PDF ou em CSV.

Se aparecer algum aviso que não saiba interpretar, exporte o PDF e envie-o ao seu contabilista. É mais rápido do que descrever o problema por palavras, e ele vê logo os números.

Perguntas frequentes

Preciso de instalar ou descarregar alguma coisa?

Não. Funciona dentro do browser, em computador ou telemóvel. Não há programa para instalar nem conta para criar.

O meu ficheiro é enviado para algum servidor?

Não. A leitura e a análise acontecem no seu próprio computador. O ficheiro não é transferido para nós nem para terceiros, e não guardamos nada.

Funciona com o ficheiro do meu programa de faturação?

Sim. O SAF-T PT é um formato normalizado pela Autoridade Tributária, por isso a análise funciona com ficheiros de qualquer programa certificado, independentemente da marca. É o caso, entre outros, de ficheiros exportados por CentralGest, PRIMAVERA, PHC, Sage, Moloni, InvoiceXpress, Vendus, Zone Soft, ETPOS, TOConline, Jasmin, Artsoft, Eticadata ou Filosoft.

Isto substitui a validação oficial da AT?

Não. Fazemos verificações de estrutura e de coerência que apanham a maioria dos erros que levam à rejeição, mas a validação contra o esquema oficial e a submissão continuam a ser feitas nos serviços do Portal das Finanças.

Consigo abrir o SAF-T em Excel?

Não diretamente, porque é um XML. Mas depois da análise pode exportar em CSV e abrir esse ficheiro no Excel ou no LibreOffice, já com os valores organizados em colunas.

Que versões do SAF-T são suportadas?

A análise foi construída para a estrutura 1.04, mas lê também ficheiros de versões anteriores. Se o ficheiro vier numa versão mais antiga, a ferramenta avisa e ajusta as verificações que dependem do período, como a do ATCUD.