Como criar um subutilizador no Portal das Finanças (AT) para comunicar séries de faturação
Saiba como criar um acesso específico no Portal das Finanças para configurar a comunicação entre o seu software de faturação e a Autoridade Tributária.
Para que serve o subutilizador?
Antes de utilizar uma nova série de faturação, essa série tem de ser comunicada à Autoridade Tributária. Após a comunicação, a AT atribui um código de validação que será utilizado pelo software para gerar o ATCUD dos documentos emitidos.
O ATCUD deve constar nas faturas e nos restantes documentos fiscalmente relevantes abrangidos pelas regras em vigor.
A comunicação das séries pode ser feita manualmente no Portal das Finanças ou diretamente pelo software de faturação, através de webservice.
Quando o software efetua esta comunicação automaticamente, é recomendável criar um subutilizador específico. Desta forma, não é necessário utilizar as credenciais principais da empresa.
O que precisa antes de começar
Tenha consigo:
- O NIF da empresa ou da entidade;
- A palavra-passe de acesso ao Portal das Finanças;
- Acesso à área reservada do Portal das Finanças.
Caso ainda não tenha acesso ao Portal das Finanças, deverá solicitar a senha ou utilizar um dos métodos de autenticação disponibilizados pela AT.
Como criar o subutilizador
1. Entrar no Portal das Finanças
Aceda ao Portal das Finanças e autentique-se com os dados da empresa ou da entidade responsável pela faturação.
2. Procurar a Gestão de Utilizadores
Na caixa de pesquisa do Portal, escreva Gestão de Utilizadores. Selecione a opção correspondente.
3. Criar um novo utilizador
Clique em Criar um novo utilizador.
4. Preencher os dados
Escolha um nome que permita identificar facilmente a finalidade deste acesso, por exemplo: POS AKTI.
Defina também uma palavra-passe segura e guarde-a num local protegido.
Após a criação, anote o identificador atribuído ao subutilizador. Este identificador será necessário para configurar o software.
5. Selecionar as permissões
Para comunicar séries de faturação através de webservice, selecione:
WSE — Comunicação e Gestão de Séries por webservice
Dependendo das funcionalidades utilizadas no seu software, também poderão ser necessárias outras permissões:
- WFA — Webservice de comunicação de dados de faturas
- WDT — Webservice de comunicação de documentos de transporte
A nossa equipa indica-lhe quais as permissões necessárias para a configuração do seu equipamento.
6. Guardar os dados
Confirme os dados e submeta o formulário.
O subutilizador fica disponível para ser configurado no software de faturação.
O que fazer com as credenciais
Guarde:
- O identificador do subutilizador;
- A palavra-passe definida;
- O nome escolhido para identificar o acesso.
Estas credenciais devem ser utilizadas apenas para configurar a ligação entre o software de faturação e a AT.
Se contratar um POS à AKTI, a nossa equipa acompanha o processo e indica-lhe a forma adequada de transmitir os dados necessários para a configuração.
Evite enviar credenciais em grupos de mensagens ou guardá-las em documentos sem proteção.
Perguntas frequentes
Posso utilizar o mesmo subutilizador em vários equipamentos?
Em alguns casos é tecnicamente possível. No entanto, sempre que a configuração o permitir, é preferível utilizar acessos separados por loja ou instalação. Desta forma, é mais simples revogar um acesso sem interferir com os restantes equipamentos.
Perdi a palavra-passe. O que devo fazer?
Aceda novamente à Gestão de Utilizadores no Portal das Finanças e defina uma nova palavra-passe. Depois, atualize a configuração no software de faturação.
Tenho de criar uma série nova todos os anos?
Não necessariamente. Uma série pode ser utilizada durante mais de um ano, desde que seja mantida a respetiva numeração sequencial.
Sempre que criar uma nova série documental, deverá comunicá-la à AT antes de começar a utilizá-la.
Qual é a permissão necessária para comunicar séries?
A permissão utilizada para comunicação automática de séries através de webservice é:
WSE — Comunicação e Gestão de Séries por webservice
As restantes permissões dependem das funcionalidades utilizadas pelo software.
O procedimento é diferente para associações ou IPSS?
O processo é semelhante para empresas, associações, IPSS e outras entidades com NIF próprio. A configuração deverá ser efetuada com os dados da entidade responsável pela emissão dos documentos.