Como evitar fazer contas no fim do evento sobre o que foi vendido

Porque o fecho de um evento dá tanto trabalho

O evento termina, mas o trabalho ainda não. É a parte da noite em que alguém se senta com a calculadora, um caderno e a contagem de notas para perceber quanto se vendeu, de quê, e se as contas batem certo.

Quando a venda foi feita com senhas pré-impressas, é preciso contar as que sobraram, comparar com as que foram preparadas e estimar o que cada balcão vendeu. É um processo lento e sujeito a erros, ainda mais a horas tardias e com toda a gente cansada.

E há sempre o risco de as contas não fecharem. Quando isso acontece, o tempo gasto a procurar a diferença é tempo que ninguém recupera.

Quanto maior o evento e mais balcões existem, mais demorado e incerto se torna o apuramento manual.

O que muda quando as vendas ficam registadas no POS

Com um POS, cada venda fica registada no equipamento no momento em que acontece. Não é preciso esperar pelo fim do evento para saber o que se passou: o registo vai sendo feito ao longo da noite, sem trabalho extra de quem está ao balcão.

No fecho, o apuramento das vendas deixa de depender de contar senhas. Os valores registados estão no equipamento, prontos a consultar.

Isto não elimina toda a tarefa de fecho. Pode continuar a ser preciso conferir o dinheiro em caixa e os pagamentos eletrónicos. Mas a pergunta mais difícil, "quanto é que nós vendemos?", passa a ter uma resposta direta.

O que vê no fim do evento

No final, consulta o relatório de vendas diretamente no equipamento, com os totais registados durante o evento. Em vez de reconstruir as contas a partir de papéis, parte de um número que já existe.

O nível de detalhe disponível (por exemplo, por produto ou por período) depende da configuração e do software utilizado. Antes do evento, ajudamos a definir o que faz sentido para o seu caso.

Menos erros e contas mais rápidas

Um apuramento que parte de valores registados tende a ter menos erros do que uma contagem manual feita a horas tardias. E, sobretudo, é mais rápido.

Para quem tem de acertar contas com fornecedores, bares ou com a própria associação, isso faz diferença: o fecho deixa de se arrastar pelos dias seguintes e a conversa parte de números mais claros.

E se tiver vários balcões?

Em eventos com vários pontos de venda, cada equipamento regista as suas próprias vendas. Isso já evita a estimativa balcão a balcão que o papel obriga.

A forma de juntar a informação de vários equipamentos pode variar consoante a configuração. Diga-nos como está organizado o seu evento e indicamos o que é possível.

Como funciona na prática

Com um POS alugado à AKTI, o equipamento chega configurado e pronto a faturar, com os produtos e os preços do seu evento já carregados. As vendas vão sendo registadas ao longo do evento.

No fim, consulta o relatório no equipamento. Os nossos equipamentos funcionam sem ligação à internet, por isso o registo continua mesmo em locais com pouca cobertura de rede.

O objetivo é simples: passar menos tempo a fazer contas no fim da noite e ter números mais fiáveis sobre o que foi vendido.

Perguntas frequentes

O relatório substitui a contagem do dinheiro?

Não totalmente. O relatório mostra as vendas registadas no equipamento. Continua a fazer sentido conferir o dinheiro em caixa e os pagamentos eletrónicos, mas deixa de ser preciso contar senhas para saber quanto se vendeu.

Consigo ver as vendas por produto ou por período?

Depende da configuração e do software utilizado. Diga-nos o que precisa de acompanhar e confirmamos o que é possível no seu caso.

Preciso de internet para consultar o relatório?

O registo das vendas funciona sem ligação à internet. A consulta do relatório é feita no próprio equipamento. É uma vantagem em recintos de festas, parques e zonas rurais.

E se tiver vários balcões a vender ao mesmo tempo?

Cada equipamento regista as suas vendas. A forma de juntar a informação depende da configuração. Fale connosco sobre o formato do evento e indicamos a solução mais adequada.